Mitarbeiter überlastet: was du jetzt konkret tust

Wenn ein Mitarbeiter überlastet wirkt, ist der erste Schritt, seine Arbeitsmenge vollständig aufzuschreiben, bevor du irgendetwas ansprichst. Nicht hilfreich sind der Hinweis “sag Bescheid, wenn es zu viel wird” und der Rat, besser zu priorisieren: beides gibt die Verantwortung an die Person zurück, die sie ohnehin schon trägt. Wirksam ist eine Entscheidung, die eine Aufgabe streicht, verschiebt oder verlagert, plus ein fester Termin, an dem ihr prüft, ob die Entlastung angekommen ist.

Überlastung einer Person ist fast immer ein Verteilungsproblem

Wenn bei einem Menschen im Team zu viel liegt, hat das selten mit Tempo oder Organisation zu tun. Meistens sind über Monate Aufgaben an eine Rolle gewandert, weil es dort schnell ging: die Vertretung, die Zuarbeit für den Nachbarbereich, das Thema, das sonst niemand kennt. Keine dieser Zuweisungen war falsch. Zusammen ergeben sie eine Menge, die niemand geplant hat.

Damit liegt das Thema bei dir, nicht bei der Person. Du entscheidest über Reihenfolge, Zuständigkeit, Zusagen nach außen und darüber, welcher Standard bei welchem Thema gilt. Diese vier Hebel hat sonst niemand im Raum.

Was es kostet, wenn du nichts änderst, siehst du zeitversetzt: Termine kippen kurzfristig statt frühzeitig, Wissen bleibt an einer Stelle hängen, und andere im Team fangen still etwas auf, ohne dass es jemand entschieden hat. Spätestens dann ist aus einem Einzelfall ein Teamthema geworden.

Woran du eine Schieflage in der Arbeit festmachst

Die folgenden Punkte beschreiben Arbeit, nicht Menschen. Einzeln sagen sie nichts. Wenn mehrere über einige Wochen zusammenkommen, hast du einen Anlass für ein Gespräch.

• Die Zahl paralleler Vorgänge steigt, abgeschlossen wird weniger als begonnen.
• In Routinen, die lange glattliefen, tauchen Detailfehler auf: falscher Verteiler, veraltete Zahlen, fehlende Anlage.
• Statusmeldungen werden allgemeiner. Aus einem Datum wird “läuft”, aus einer Zusage wird “ich versuche es”.
• Probleme kommen erst bei dir an, wenn sie bereits eskaliert sind.
• Interne Abstimmungen werden abgesagt, weil die Liefertermine sonst nicht halten.
• Es gibt zu mehreren Themen keine Vertretung, und niemand fragt danach.
• Nachrichten kommen regelmäßig deutlich außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit.

Was du daraus nicht ableiten kannst, ist der gesundheitliche Zustand der Person. Diese Punkte sagen etwas über Menge, Reihenfolge und Bedingungen. Genau darüber sprichst du.

Fünf Schritte von der Beobachtung zur spürbaren Entlastung

Schritt	Was du tust	Formulierung
1	Beobachtung und Deutung trennen	“Ich möchte deine Themenliste mit dir durchgehen.”
2	Bei der Arbeit bleiben, nicht bei der Person	“Welche zwei davon halten in dieser Menge nicht?”
3	Menge tatsächlich verändern	“Das Monatsreporting pausiert bis Oktober.”
4	Vereinbarung festhalten	“Die Datenpflege geht ab Montag an Jana.”
5	Nachhalten und im Team sichtbar machen	“Ist an der Stelle Zeit frei geworden?”

Schritt 1: Beobachtung und Deutung trennen, bevor du sprichst

Nimm dir eine halbe Stunde und schreib zwei Spalten. Links: was du tatsächlich gesehen hast, mit Datum und Vorgang. Rechts: was du daraus gefolgert hast. Die rechte Spalte nimmst du nicht mit ins Gespräch, sie zeigt dir nur, wo du bereits interpretierst.

Dazu gehört eine vollständige Liste dessen, was aktuell bei dieser Person liegt, inklusive der Dinge, die in keinem System stehen. Den Termin kündigst du mit Zweck an, nicht als Überraschung.

“Ich blocke uns Donnerstag eine Stunde. Ich möchte deine Themenliste mit dir durchgehen, weil ich den Eindruck habe, dass die Menge nicht mehr aufgeht.”

Schritt 2: Das Gespräch bei der Arbeit halten, nicht bei der Person

Der Einstieg entscheidet, ob du Informationen bekommst oder Rechtfertigungen. Nenne eine konkrete Beobachtung, sag, was du vorhast, und stell dann eine offene Frage.

“Auf deiner Liste stehen elf laufende Themen, vier davon mit Termin im selben Monat. Bevor ich etwas entscheide: Welche zwei davon halten in dieser Menge nicht?”

Vermeide alles, was eine Einschätzung über die Person enthält, auch die wohlmeinende Variante. Sätze über den vermuteten Zustand deines Gegenübers erzeugen Widerspruch, selbst wenn sie zutreffen. Sätze über Aufgabenmenge erzeugen Antworten.

Wenn du merkst, dass die Antworten allgemein bleiben, frag nach dem Engpass statt nach dem Gesamtbild.

“Was hat dich diese Woche am meisten Zeit gekostet, ohne dass am Ende etwas fertig war?”

Schritt 3: Die Menge tatsächlich verändern, nicht nur die Reihenfolge

Hier scheitern die meisten Gespräche. “Besser priorisieren” bedeutet in der Praxis, dass dieselbe Arbeit in anderer Reihenfolge liegen bleibt. Eine Priorisierung entlastet erst, wenn etwas herausfällt. Dafür hast du vier Möglichkeiten: streichen, verschieben mit neuem Termin, an eine benannte Person mit Einarbeitungszeit übergeben oder den Anspruch an ein Ergebnis bewusst senken.

Such dir davon mindestens eine aus und benenne sie im Gespräch. Was nach außen wirkt, kommunizierst du selbst.

“Das Monatsreporting pausiert bis Oktober. Ich sage dem Bereichsleiter heute Bescheid, du musst das nicht begründen.”

Wenn du in diesem Moment nichts entscheiden kannst, sag ehrlich, bis wann du entscheidest, und halte das Datum. Ein Gespräch ohne Entlastungsentscheidung ist schlechter als kein Gespräch: Die Person hat sich geöffnet, trägt danach dieselbe Menge und weiß jetzt, dass Reden nichts ändert. Beim nächsten Mal erzählt sie dir nichts mehr.

Schritt 4: Eine überprüfbare Vereinbarung festhalten

Schreib auf, was gilt: welche Aufgabe ab wann bei wem liegt, welcher Termin sich wohin verschiebt, wer wen informiert. Notiere Arbeitsvereinbarungen, keine Einschätzungen über einen Menschen.

“Wir haben zwei Dinge entschieden. Die Datenpflege geht ab Montag an Jana, mit zwei gemeinsamen Terminen zur Übergabe. Der Workshop rutscht auf den 15. In drei Wochen schauen wir, ob deine Woche dadurch anders aussieht.”

Nenne dabei auch, was ausdrücklich nicht dazukommt. Sonst füllt sich der freigewordene Platz innerhalb weniger Tage von selbst.

Schritt 5: Nachhalten und im Team sichtbar machen

Setz den Nachfolgetermin sofort in den Kalender und warte nicht darauf, dass sich jemand meldet. Wer entlastet werden musste, meldet Rückschritte selten aktiv.

“Vor drei Wochen ist die Datenpflege weggefallen. Ist an der Stelle Zeit frei geworden, oder ist etwas Neues hineingerutscht?”

Sag im Team, was du geändert hast und warum. Nicht als Ankündigung über eine Person, sondern als Entscheidung über Arbeit. Andernfalls verteilt sich die weggenommene Aufgabe unausgesprochen auf die nächsten Schultern, und du hast das Problem nur verschoben.

Was ausdrücklich nicht deine Aufgabe ist

Du gibst keine gesundheitliche Einschätzung ab, weder im Gespräch noch in einer Notiz noch gegenüber Dritten. Du bewertest keine Beschwerden, du empfiehlst keine Maßnahmen für den Körper oder die Psyche eines Menschen, und du fragst nicht nach Befunden.

Zuständig sind andere: HR bei Arbeitszeit, Vertragsfragen und Wiedereingliederung. Der Betriebsrat, wenn es um Regelungen für alle geht oder um Beteiligung. Die Arbeitsmedizin oder die Betriebsärztin bei allen gesundheitsbezogenen Fragen. Externe Beratungsangebote, falls dein Unternehmen welche anbietet. Ärztliche und psychologische Fachstellen, sobald jemand von Beschwerden spricht, die über den Arbeitstag hinaus bestehen bleiben.

Deine richtige Reaktion in diesem Fall ist kurz: zuhören, nicht einordnen, auf die zuständige Stelle verweisen und parallel die Arbeitssituation entlasten. Beides gleichzeitig, nicht eines statt des anderen.

Schildert dir jemand eine akute Krise, endet das Führungsgespräch an dieser Stelle. Dann geht es um sofortige professionelle Unterstützung, nicht um die Aufgabenliste.

Mini-Reflexion

1. Welche Aufgabe, die heute bei dieser Person liegt, hast du selbst dorthin gegeben, ohne festzulegen, was dafür wegfällt?
2. Wann hast du zuletzt eine Zusage nach außen zurückgenommen, statt sie im Team abfangen zu lassen?
3. Welcher Maßstab entsteht durch dein eigenes Arbeitsverhalten, etwa durch Nachrichten am späten Abend, und hast du ihn so gemeint?

Wenn du das nicht bei jedem Fall neu erfinden willst

Für eine erste Einordnung gibt es auf dieser Seite ein kurzes Instrument: Kostenloser Healthy-Leadership-Check. Er zeigt dir in wenigen Minuten, wie tragfähig deine Arbeitsgestaltung, dein Führungsverhalten und deine eigene Belastbarkeit gerade sind, und schlägt einen konkreten nächsten Schritt vor.

An der VitaLead iOS-App wird derzeit gearbeitet. Sie soll dich mit kurzen Übungen und Gesprächsvorbereitungen im Alltag begleiten, ist aber noch nicht verfügbar.

Quellen und Hinweise

Die Inhalte dieses Artikels stützen sich auf arbeitspsychologische und führungswissenschaftliche Fachliteratur zur Gestaltung von Arbeitsmenge und Handlungsspielraum, auf Veröffentlichungen der Arbeitsschutz- und Unfallversicherungsträger im deutschsprachigen Raum, auf die gesetzlichen Vorgaben zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung im Arbeitsschutzrecht sowie auf Praxisleitfäden aus der Führungskräfteentwicklung.